空席応募、インターン申し込み、推薦状などで国際機関と英語メールのやり取りをした経験はあるだろうか。問い合わせメールや人事部への返事など、内容は色々でも書き出しと結びの挨拶は共通。今回はこの挨拶に注目した。

書き出しは、国際機関側から来たメールへ返事する場合、Dearの後にMr./Ms.をつけ差出人の名前をコピー。Dear Mr.King, Dear Ms. Smith, ファーストネームならDear Samantha といった具合。

名前から性別がわからない場合はDearの後Mr./ Ms.を付けず、名前、苗字の順でかけば失礼にならない。苗字しかわからずしかも性別不明というケースはMr./ Ms.両方を前につける。スペルに間違いのないようチェックしたいもの。

担当者の名前が不明の場合は、Dear Human Resources Manager、Dear Hiring Manager などを使うといいだろう。名前も担当部署もわからない時はTo whom it may concern, Hello, Greetingsなどで開始。

正式なメールではグリーテイングの後はセミコロンDear Ms.Fisher:を使うが、一般的なメールであればコンマが普通。イギリス式のピリオドなし、セミコロンMr/Mrs: は国際機関では稀だ。

某Eメールソフト会社の調査によると、メールの結びで人気のあるのは、Thanks in advance, Thanks, Thank you など。Kind regards, Best, Cheersは国際機関でもよく使用。Sincerely, Respectfully, Cordiallyは古っぽいせいかあまり見ない。返事メールの場合、もらったメールの最後の挨拶と同じものを使うのも手。

職場の同僚同士ではファーストネームで開始し、自分の名前で終わるメールも多い。ただしこれを部外者がすると、ぶっきらぼうな印象になるので気をつけよう。