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応募書類の書き方

仕事柄、応募書類を添削する機会は多い。念入りにチェックするのは職歴の部分。外務省主催のセミナーでも触れたが、訂正箇所の多い書類には共通の特徴がある。

まず細かい。委細丁寧すぎると、読み手はすぐにプロフィールが把握できない。似たケースで、周知のこと や空席と関連性の薄い事実まで記述している書類もある。

英語が達者で必要以上に長い書類は、要約能力がないと思われ返って不利だ。逆に作文力が低く短かすぎる記述も困る。

このほか冠詞や前置詞の間違いや、Duties とAchievementsの混同はよくある。 会社やチームの業績はあるが個人のものが不在というのも残念だ。仕事 の内容がよく わからない描写も頻繁と言える。

日本人に独特なのは、細かさ、職務内容が理解できない描写と成果の不明さ。業績がチーム単位なこと、細かく丁寧に説明することは日本の文化であり、美徳と思う。だが、アングロサクソンベースの人材システムである国際機関への応募書類には不向きだ。

一番 典型的なのは 仕事の書き方。書き手の意図は想像できるのだが、日本人には推し量れても英語の文としては理解しがたい。

この理由の一つには 、日本語と英語の文章構造の著しい違いがあるだろう。英語を日本語に直訳したものがそのまま使えないように、その逆も然りかと思う。日本語をそのまま英訳しただけだと、意味をなさないことが多い。ネイティヴがチェックし、英語は正しいのだが、仕事内容のイメージが掴めない応募書類もある。

職歴は日本語で考えをまとめ英訳するのではなく、英語で考えて英語で書くのが効果的だろう。辞書も和英より英英がおすすめ。地道に英作文能力を上げていき、応募書類に限らずなんでも英語で表現できるようになれば理想的といえよう。

応募書類書き方セミナー

外務省国際機関人事センター主催、応募書類の書き方についてのセミナーが6月2日、東京で開催された。当サイト管理人小島晶子が、国際機関応募用の履歴書及びカバーレターの書き方について指導し100人近くが参加した。

もともとは2日程かかるようなトレーニングを一時間あまりに濃縮して講義したので、情報量はかなり多い。参加者の消化不良が危ぶまれたが、皆熱心で活発に質問しインタアクテイブなセミナーとなった。また講義後に長い質問の列ができ、参加者の関心の高さを示した。

この個別質問で意外と多かったのが、リフェランスについて。 大学教授や会社の上司等を 推薦者として挙げるのが一般的だが、 推奨者の職種・職場にどうバラエティを持たせるかに関心が集まった。

リフェランスの欄を国際機関側が見て、応募者を選抜する材料に使うことはない。あくまでも採用プロセスが終わり、選出された候補者の最終チェックの段階に、健康診断 などとともに使用するもの。それだけで、 雇用決断が左右されるものではない。

幅広い交友関係を示そうと、色々な職業、環境の推奨者を無理に捜し出す必要はないだろう。また推薦者の社会的地位、肩書きとも無関係で、 会社や公共機関のトップを挙げても影響はない。日本人とそれ以外の国籍のバランスという点も、可能であればそれに越したことはない、という程度。

推薦者である組織のトップが候補者の実際の仕事ぶりを知らない、というのはよくある困ったケースだ。応募者と仕事をした経験があり、肯定的に評価してくれる人を選ぶことが 大切となる。

長い人事キャリアの中で否定的なフィードバックをしてくる推奨者は見たことがない。同意しての推奨だから、候補者を褒めて当然と言えよう。むしろ職歴の欄に書いた上司に 意見を聞いた時、予想しない答えが返ってくることがある。この点も履歴書を書く時点で考慮しておくべきだろう。

応募直前10分でできる確認事項

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国際機関への応募の際、必要書類を整えウエブ上のAPPLYというボタンを押す前に、これだけを最終確認してみよう。10分足らずのチェックで致命的なミスが防げるかもしれない。このチェックは空席公告の「Qualifications」等にある応募要件に自分のバックグラウンド等が合致しているかどうか十分確認しカバーレター、履歴書とも吟味した上での最後の注意点である。

まず応募対象ポストのタイトルと番号を再確認しよう。ウェブ上の記入フォームで応募データを入力していくパター ンだと各空席に直接応募するので、参照番号が間違っていても影響はない。しかしカバーレターや履歴書に間違った空席情報が引用されていると印象が悪いし混乱を招く可能性もある。過去に応募したポスト番号がそのまま残っている書類も結構あるので気をつけたい。送られた応募書類が全て同じアカウントに集中するシステムの機関だとこの間違いは決定的となる。

カバーレターの扱い方は各機関それぞれだが、上記したポスト番号と共に最低気をつけたいのは、書き出しの Dear Mr. XXX や  Dear Sir or Madam が結びのYours sincerely、Yours faithfullyと合致していること(順番どうり合致)。このミスはネイティブにチェックしてもらったというレターにも見られるので要注意といえる。理想的には担当者の名前を書くべきだが、個人名のスペルの間違いや、名前と苗字の勘違い等、エラーの可能性が高く、雇用側の受け取る応募書類の量も考えれば得策とは言えないだろう。

雇用側からの最初の連絡は普通メールなので、最低履歴書のメールアドレスは再確認要だ。最終学歴のタイトルは、雇用側がさっと見てすぐ空席広告に求められている学位かどうか判断するものだ。わかりやすく表示してあるかチェックしたい。

職歴では、業務していた期間とその肩書に注意する。空席に関連した職務経験が何年あるかの判断は、記入された日付によって計算されるわけだから、ミスは避けたい。また期間をだぶっていくつも仕事をしている場合は説明を加えるべきだろう。職務の肩書に日本語を適度に訳して記入している場合は、なるだけ国際機関でも使われているタイトルや、見ただけで仕事内容が簡単に想像できるものを使う。案外重要な項は管理した部下の種類と数だ。職務内容が同じような仕事でも、部下の専門性が高く、人数が多いほど責任の高い仕事と見なされる。ここはしっかり表記すべきだろう。

最後に身元照会先の連絡先、最低メールを再確認しよう。時間も労力もかけ作成した応募書類だ。短時間でできる最終チェックをやる価値はあることと思う。

空席広告の理解

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9月のセミナーでは応募の基本である、空席広告を完全に理解する、求められたプロフィールに当てはまる場合のみ応募する、空席毎に合わせた応募書類を作成するという三原則を主張した。この中から、空席広告の完全理解と必要条件に当てはまる場合にのみ応募という、関連した2点をクローズアップし、一番空席公募の多い国連のシステムを例にとって説明してみたい。

空席広告の最後に書いてある仕事遂行に必要な学歴、経験、資格等の基本条件(Qualifications required)は、最低満たしていなければならない基準でありそのうちのひとつでも欠けている応募書類は最初のスクリーニングで除かれる。現職員以外の候補者はこの時点で容赦なくはねられるので採用必要条件はクリアしておく必要がある。

ここで残った応募者を対象に、基礎条件に加えDesirable, advantage, asset などの形容詞のついた条件、例えば、特殊な資格、途上国での労働経験、国際機関での経験等のあると有利とみなされる条件のチェックがされる。また最低条件を満たしていていてもその質の高さ(たとえば経験の年数と環境、空席のポストに近い経験かなど)を問われることもある。この他、求められるコンペタンシーのプロフェッショナリスムの項に資格やソフトウェアが具体的に挙げられていると、これも選抜フイルターとなりえる。このようにして絞り込められた15人程の候補者が筆記試験に招待され、その結果を見て3から8人程度の最終候補者を選び面接となる。

空席広告で求められたプロフィールと自分の経歴がマッチしているかどうかの確認は冷静かつ客観的にやってほしい。自分のプロフィールが空席広告に表示されている基礎の資格プラス、有利と記された条件にあっていない場合は応募を見送るとともに、ミスマッチの分野や程度を見極め、今後の対策をたてることが大切になってくる。

同じ機関の複数の空席広告を分析すれば、採用基準の条件や傾向、または組織構成等がわかり将来応募する際の戦略が立てられるだろう。また異なる機関の同類職種の空席広告を比べることによって、機関ごとに採用基準が少しずつ違うことが発見できるかもしれない。自分と空席の経験との相違を分析しキャリアプランに使うためには、求められた基礎条件の他に、どんな環境でどういう種類の任務を遂行するかを空席広告から読み取り、自分の経験の量、質と比べるという作業も大切であろう。

このように戦略をたてて空席広告を充分分析し、自分の経歴が求められた条件に近いことを確認してから応募すると成功率が上がることと考える。

セミナーの感想

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9月6日外務省主催の応募書類の書き方についてのセミナーが東京市ヶ谷で開催され、当サイトの管理人小島晶子が講師として国際機関に応募する際必要な履歴書及びカバーレターの書き方について指導した。

もともとは2日程かかるようなトレーニングを一時間あまりに濃縮して講義するのだから、情報量はかなり多い。参加者の消化不良が危ぶまれたが、皆熱心で活発に質問しインタアクテイブなセミナーとなった。

このセミナーで一番強調したかったのは、採用側のほしい情報を早く簡潔に伝えるという点である。そのためにも応募の基本三原則、空席広告を完全に理解する、求められたプロフィールに当てはまる場合のみ応募する、空席毎に合わせた応募書類を作成するという事項を主張した。

外務省人事センターの努力のおかげで、現在ほぼ毎週のように国際機関就職セミナーが開催され、一般的な情報はよく浸透しているようだ。しかし、個別のプロフィールやキャリアのニーズに合った国際機関や空席を捜し、応募書類を作るのはなかなか大変だ。参加者の多数が応募書類作成以前に、納得できるキャリアプランをどう立て、実行していくかという時点でサポートを必要としていると強く感じた。

本人の経歴や資質、目標にマッチした職種、機関そしてグレードの空席を効果的に見つけ出してのみ、雇用側にアピールする応募書類が書けるというもの。空席と自己プロフィールの合致の売り込み以前の段階の情報が不足しているわけだ。これがプロフィールに合致しない空席選びや基本条件を満たしていない応募という残念な、しかし頻繁な結果となっているようだ。

キャリア国際機関では応募書類の添削サービスをしているが、その以前のステップであるキャリアカウンセリングも提供している。応募の前に、空席と自己の経歴そしてキャリアプランとの合致をもっと検討してみるといいだろう。

応募書類の書き方セミナー

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来る9月6日外務省主催の応募書類の書き方についてのセミナーが東京市ヶ谷で開催される。当サイトの管理人小島晶子が講師となるこのセミナーでは、国際機関に応募する際必要な履歴書及びカバーレターの書き方について指導することになる。

普段ならもっと長く、具体的な練習等も入るこのようなトレーニングを一時間あまりで講義するのだから、情報量はかなり多い。それなりに濃縮して書類作成の際の日本人特有の傾向や改善点にも触れていく予定である。何百という応募書類の中で雇用側の目に留まる書類の特徴とは何か、それを国際機関人事部にいた管理人の実務経験に基づいて解説していきたい。

輝く履歴書、とよく言われるが私が実際に見た限りでは、他に比べて格段に抜きん出ている履歴書に遭遇することは滅多にないと言っていい。一般的に応募者のレベルが向上しまた平均化してきている今日、抜きん出た経歴というのが稀になってきているのが主な理由だろうか。その分、競争は激化する傾向にある。また何度にも及ぶスクリーニングの後、筆記試験や面接で何人かの採用可能な最終候補に絞る国際機関のリクルートプロセスでは、応募者が輝く履歴書のみで選出されることはない。

そのような激しい競争の 中で、一分にも満たない最初のスクリーニングを通過するには、まず求められている条件をすべて満たしていることが要求される。これがなければいくら立派な応募書類でも直ちに除外される。ほぼ50パーセントの応募書類は基本条件を満たしておらず、それだけで候補者は半減するわけだ。

条件を満たしていれば、応募書類の書き方、空席と自己プロフィールの合致の売り込み方などでかなり差をつけられる。そのためにも空席広告締め切りギリギリまで待っていないで、早めに空席に適応した応募書類を作るべきだろう。このような努力は時間も労力も結構かかるが最終的には報われるものと思う。キャリア国際機関でも添削サービスをしているので利用してほしい。

履歴書作成の要点

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履歴書作成の際の要点はすでに記事にしたが、大事なテーマなので何度も触れる価値はあると思う。採用側が300近い応募フォームを短い時間で評価し、ロングリストやショートリストを作るものだから、時間を充分かけて満足のいくものを作成すべきだろう。

前述したように理想的な履歴書の条件は、空席の要求条件に合致したもの、簡潔で一貫性があり理解しやすいもの、必要な情報は全て揃っているもの、内容、文法、スペルに間違いのないものということになる。ではどのようにして採用側の目に留まる履歴書を作成することができるだろうか。

空席広告をみると最初に仕事環境や状況が書いてあり、そのあと仕事の記述、仕事遂行に必要な経歴や条件が続いている。これらをよく読んで分析し自分の職歴との共通点を見つけて強調していく。共通点は学歴経験だけでなく仕事内容、環境そして、語彙にまで及ぶということを頭にいれておこう。仕事内容の文をそのままコピーすることはできないが、動詞や似たような表現、その他のボキャブラリーをいくつか利用すると効果的だろう。

また強調したい共通項はなるべく早く採用側の目に留まるよう、職歴上部に書くように心がけよう。最後の最後までよんでやっと応募者の強調したい点がわかるようでは、スクリーニング過程で除去される危険がある。

仕事の記述を分析した後は広告の最後にある必要とされる学歴、経験、資格、言語等と自分のプロフィールを再度比べてみる。競争の激しい昨今では基本的な条件を全て満たしてなければ、応募する必要はないと判断していいと思う。資格条件と自分のプロフィールとの合致はカバーレターで強調するといいだろう。

このように空席広告にいちいち合わせて応募書類を作る必要がある。いくら立派にかけている履歴書でも空席広告内容に適応していない場合は、応募者の動機はそれほど高くないと評価されるだろう。ときどき空席公募の参照番号まで前の応募のままだったりする応募書類があり、応募者の真剣度具合いが疑われたりする。

キャリア国際機関では応募書類添削サービスもしているので、必要であれば利用してほしい。

プレゼンターのパラドックス

General Assembly Seventieth session: High-level Thematic Debate on Achieving the Sustainable Development Goals Opening ceremony and Plenary segment: Action at all levels: National implementation Mr. Forest Whitaker, SDGAdvocate,Actor andActivist

長くて委細にわたる履歴書が効果的とは言えない。一貫性と簡潔性に欠け、空席に関係ないスキルや資格、興味等にも及ぶものはインパクトが薄い。関係が少しでもありそうな情報は全て入れ採用の可能性を高めたいという願望はほぼ直感的なものだろう。だがそれこそ逆効果だ。応募者は「プレゼンターのパラドックスPresenter’s Paradox」という落とし穴にはまることになる。

心理学者のキンバリー・ウィーバー、スティーブン・ガルシア、ノーバート・シュワルツらは2011年に、「プレゼンターのパラドックス」を例証してみせた。被験者にiPodとカバー、そして音楽を1曲無料でダウンロードできる特典つきパッケージとiPodとカバーだけのパッケージの2種類を提示しそれぞれへの支払い意思額を調べた。被験者らが示した意思額の平均は、ダウンロード付きのパッケージで177ドル、ダウンロードなしのパッケージで242ドルだった。価値の低い無料ダウンロードをおまけしたために、パッケージの知覚価値がかえって65ドルも下がったのである。

一方で別の実験グループにはマーケティング担当者(サービス提供者)になってもらい、上記2つのパッケージのうちどちらが消費者にとって魅力的だと思うかと尋ねた。結果、被験者の92%が無料ダウンロード付きのパッケージに魅力を感じたということだ。

このように、提供側の立場に立つと「多いに越したことはない」と思うのに、消費者の立場ではそうではない。これは国際機関へ自分自身を売り込む時の応募書類にも当てはまる。

空席に応募する時、自分の数ある実績を全て並べておけば、雇用側がそのひとつひとつを足し算してくれるだろうと、応募者は普通考えるだろう。例えば学歴、職歴、ボランタリー活動、言語、出張の経験、海外在住経験、大学での研究のテーマ等等、全体に加算されるなら多いほどいいはずだという心理である。だが実際には、単に多いだけでは雇用側によい印象を与えない。採用側は、候補者の学歴や資格職歴等を足し算しているのではなく全体をひとつのパッケージとして評価しているからだ。非常に好ましい学歴や有益な資格もそれほどでもない言語能力や、ポストに関係のない学歴や出張などと同列にされると、受け手にとっての魅力が低下したりインパクトが薄れたりしてしまう。

何でもいれたい衝動にかられるときは履歴書の全体像をチェックすべきだろう。パッケージの全体的な価値やインパクトを減らしている要素を捜し、よけいな情報、ポストとの関連性の薄い情報は削ることだ。ただし、これは自分を売り込むという主観性がプレゼンターのパラドックスとも相まってなかなか難しい。実際シンプルで簡潔、かつ関連情報は網羅している履歴書を書くのは大変なことだ。あれもこれも入れたいいう誘惑にかてず、長く委細にわたる履歴書になりがちとなる。こういう場合は第三者にみてもらえばいいだろう。キャリア国際機関でも履歴書添削サービスをしているので利用してほしい。

履歴書の書き方

Official Opening of the Permanent Premises of the International Criminal Court

大抵の国際機関の履歴書は応募フォームに記入するシステムになっている。一律の形式を使用することで採用判断に必要な情報をむらなく収集できるわけだ。応募者にとっても形式や内容項目の判断に気を遣わずに済む分手軽とも言える。

採用側が300近い応募フォームを短い時間で評価し、ロングリストやショートリストを作る際、読みにくく印象の悪いものは不利だろう。

私の個人的経験からいくと、英語のスペルや文法が間違っているもの、空席広告の記述の大部分をコピーペ―ストしたもの、全体に長く字数の多いもの、職歴等の記述が細かすぎるもの、まったくイメージのわかない仕事内容や成果が不明なもの、関連性の薄い余計なものまで含まれているもの、アクロニムの使い過ぎ、大文字だけで書いてあるもの、逆にi を小文字で書いてあるもの、全くポストに合っていない職歴、といった履歴書は印象が悪いといえる。

では理想的な履歴書とはどういうものか。空席のプロフィールに合ったもの、簡潔で一貫性があり理解しやすいもの、必要な情報はすべて入れてあるもの、内容、文法、スペルに間違いのないものという条件を満たしていれば次のステップまで進める可能性は高い。

履歴書の中で一番大切なのは職歴である。記述の際よく引用されるテクニック(例えばアクション動詞使用、Iの省略、成果の追加)等に加えて重要なのは、空席に記された仕事内容と自己の職歴の合致を強調することだろう。経験は、空席に近い仕事内容で、似たような仕事環境で得られたものであるほど重宝される。同じ5年でも空席に類似した仕事を国際機関やNGOにて、そして空席と同じ地域(例えば開発途上国)で経験していれば、採用後即戦力となると判断されるからだ。

この職歴はドットを使って簡潔に書くとよい。空席広告をみると最初に仕事環境や状況が書いてあり、そのあと大抵ドットを使った仕事の記述がある。この記述部分より履歴書の記述の方が長く複雑にならないようにしたい。つまり最大10ドット前後に絞ることだ。もちろんそれ以下ならもっとよい。UNDP やUNICEFの空席は多いせいか記述の質にバラツキがあり、長すぎる例も多いのであまり見本とならない。開発銀行や専門機関の空席広告の方が管理されていて読みやすく参考になるだろう。空席広告の記述から共通点を見つけ自分の職歴の上部に書いたり、似たポストの表現やボキャブラリーをいくつか利用したりすると効果的と思う。

面接の数は応募した数に正比例するとよく言われる。プロフィールが合っているのに何度応募しても反応のない場合は、履歴書を徹底的に見直したほうがいいだろう。

カバーレター

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カバーレターは空席に応募する際,履歴書とともに送る文字どうり応募書類の表紙である。国際機関によって、ほぼ無視する、一応読む、カバーレターのみでスクリーニングをすませる等、その重要度はさきざまだ。しかしほぼ全部の機関で義務付けられている。

カバーレターだけではねられてしまうというリスクもある程重要なわけだが、それには理由がある。履歴書は短い散文のような書き方で事実をリストアップしていくので、表現やスタイル等はある程度定まっている。カバーレターではどのように要点をまとめアピール性をだす書き方を一ページに納めるかという能力、書き方のスタイルが顕著に現れるので、履歴書よりある意味で差別化ができる。ドライな履歴書と違い個性を出せるところがカバーレターの特徴といえる。

ではどういう自己PRを少ない語彙で効果的にするべきか。基本的な構成は以下のようなものだろう。まず応募しているポストを明記し、なぜその機関や仕事に興味をもっているかの理由を述べる。それから自分の強みを次に並べ、それらが空席にもとめられているプロフィールにどうマッチしているかを強調する。採用側からみれば空席広告の資格や経験条件をどう満たしているのかを書いているものが一番望ましいのだが、強みの主張だけに終わり、空席広告の条件に対応しているものは案外少ない。最後に面接や就業に関する情報を述べ、担当者に、カバーレターと履歴書を読むために時間を費やしてくれたことにお礼を書くといいだろう。

送る前に内容に漏れがないか、スペルミスがないかなど念入りに確認し、採用側の立場に立って読んだ時、空席条件に合致していると思わせるものになっているかチェックしたい。このサイトでもカバーレターの添削サービスを提供しているので、リソースセンターから問い合わせができる。

最後に作家でありエッセイの名手でもあったジョージオーエルの、効果的で解りやすい英文の書き方法則を引用してみよう。

1.Never use a metaphor, simile, or other figure of speech which you are used to seeing in print.

印刷物で見慣れた暗喩や直喩、その他の比喩を使ってはならない。

  1. Never use a long word where a short one will do.

短い言葉で用が足りるなら、長い言葉を使ってはならない。

  1. If it is possible to cut a word out, always cut it out.

言葉を削れるのであれば、常に削るべきである。

  1. Never use the passive where you can use the active.

能動態を使える時に、受動態を使ってはならない。

  1. Never use a foreign phrase, a scientific word, or a jargon word if you can think of an everyday English equivalent.

核当する日常的な英語が思い付く時に、外国語や学術用語、専門用語を使ってはならない。

  1. Break any of these rules sooner than say anything outright barbarous.

あからさまに野蛮な文章を書くぐらいなら、これらの規則のどれでも破った方がましである。